BlooWatch ou Play Planner : quel logiciel choisir pour les écoles de Surf ?

L’application Play-planner est un logiciel pour écoles de surf. Conçu et développé par Xavier Fourcade, Ingénieur informaticien, ancien sportif de haut niveau en surf basé à Biscarrosse.

Le logiciel a été développé en collaboration avec plusieurs écoles de surf, il est utilisé depuis l’été 2013 sur toute la côte française. Play-planner.com est utilisé par plus de 30 structures ayant comme activité principale le surf, le standup paddle, le skate, le kitesurf et le kayak ! Le logiciel est aisément paramétrable, et peut être adapté à des structures avec un seul moniteur, ou bien à des structures plus grosses comme le Kiwi Surf gérant 5 différentes activités, avec plus de 10 moniteurs.

Depuis mai 2019, le logiciel répond à la norme NF525. Il garantit donc l’identification des processus et des données d’encaissement, la sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique de façon automatique, la création d’une piste d’audit, un outil de traçabilité des opérations d’encaissement, l’archivage et la conservation des données d’encaissement et l’absence de fonctions occultant les données d’encaissement.

Le logiciel regroupe en une seule page différents espaces de travail comme la gestion du listing clients (fiches clients, formules achetées, leçons prises, paiements), et la gestion du planning des moniteurs, ainsi qu’un nombre grandissant de statistiques (facturation moniteurs, rentabilité des cours, caisse journalière, chiffre d’affaires, listing clients, etc.) qui vous permettront de suivre l’activité de votre structure sous différents angles, et feront aussi très plaisir à votre comptable. Des «raccourcis» vous permettent un accès rapide aux informations importantes.

Une interface épurée a été développée dans le but de ne pas laisser place à l’erreur. L’interface est simple d’utilisation et sépare avec efficacité la partie «gestion clients et formules» et la partie «planning moniteurs».

L’application permet à l’utilisateur de voir la gestion des clients sur le côté gauche de l’écran sans quitter des yeux le planning.

Pour la gestion des clients, les informations de base sont affichées (nom, prénom, email, téléphone) et sont proposés la gestion des formules, les paiements, l’envoi d’email au client, l’impression et l’avancement des leçons.

Ajouter un client et sa formule se fait de manière très rapide et intuitive dans l’application. Chaque formule est paramétrée en fonction de votre école. Vous choisissez le nombre de leçons, et le prix s’ajuste automatiquement. Une fois la formule vendue au client, on pourra accéder au paiement, à la liste et à l’affectation des leçons, au pdf devis/facture. On peut également imprimer (format A4 ou format ticket de caisse) le devis/facture et le récapitulatif des leçons. Ces informations peuvent également être envoyées directement au client par email.

Côté planning, les horaires des marées sont affichés ainsi que pour chaque moniteur les horaires de leurs cours. Le remplissage et commentaire de chaque créneau est affiché, ainsi que le détail de chaque élève : nom, prénom, niveau, compteur de leçons, âge et éventuellement commentaire.

Le fonctionnement de chaque école est unique, Play-planner s’adapte donc entièrement au fonctionnement de chaque école. Chaque école va créer ses propres créneaux en horaires fixes, ou calculés automatiquement autour de la marée (créneaux « enfants » par exemple à marée basse -30 min chaque jour). Le planning se prépare en avant saison, permettant ainsi de gagner du temps en pleine saison. Les créneaux peuvent bien sûr être modifiés sur le moment pour s’adapter à un fort coefficient, une mer très calme, un banc de sable qui a vraiment changé, etc.

Les marées sont automatiquement affichées au jour le jour, ce qui vous permettra aussi de gagner du temps pour affecter les élèves.

Gestion comptable

Durant la saison, toutes les informations seront saisies dans le logiciel, toutes les données seront donc dans la base. Les exports ainsi que feuilles de route de l’activité de votre école sont donc très simples à réaliser.

Il vous sera simple d’éditer le Chiffre d’Affaires, la Caisse Journalière, la Rentabilité des Cours, le Cumul des Heures des Moniteurs, les Feuilles d’Honoraires des Moniteurs, le Zs de caisse et le Facturier.

L’ajout de nouveaux exports se fait naturellement en fonction de la demande des écoles et le logiciel prévoit d’imprimer chaque export.

Les plus :

– L’application Play-planner.com est hébergée sur un serveur. Ceci permet une utilisation en multi accès. En effet, votre école a peut-être un local sur la plage, et aussi un point de vente dans un surfshop en ville. Vous pouvez utiliser l’application en simultané depuis les deux locaux, aussi bien que le soir chez vous. Cette solution en ligne permet aussi à Xavier Fourcade d’intervenir directement sur votre compte en cas de besoin. On peut simplement utiliser Firefox ou un autre navigateur web sur ordinateur, tablette ou smartphone.

– Pour répondre aux besoins des écoles, des raccourcis ont été intégrés un peu partout dans l’application. Vous pouvez par exemple affecter tous les membres d’une famille dans les créneaux pour toute la semaine en 3 clics seulement.  Aussi l’application affiche à plusieurs endroits précis un listing des impayés afin de ne pas laisser filer. L’application fait tout un tas de vérifications automatiques afin d’éviter les erreurs comme affecter un cours particulier dans un créneau avec déjà 5 élèves par exemple, ou affecter des créneaux qui se chevauchent pour un moniteur donné, etc.

– L’application regorge de « petits plus » qui fluidifient la gestion de l’école au jour le jour.

– Dernièrement une fonctionnalité très appréciée par les écoles a été ajoutée à Play-planner. Le formulaire d’inscription en ligne permet de remplacer le formulaire « fiche d’inscription » papier. Cette fonctionnalité permet de réduire les échanges physiques.

Le formulaire peut être envoyé par email à un client que vous auriez eu au téléphone, cela évite le process de téléchargement et impression du pdf, remplissage, signature, scan et renvoi par email pour vos clients.

Le formulaire peut aussi être partagé depuis votre site internet, ou un post Facebook ou Instagram.

Un QrCode correspondant est aussi fourni, vos clients peuvent simplement scanner ce code que vous aurez affiché sur la vitrine de l’école, sur le camion, etc.

Vous pouvez aussi mettre une tablette à disposition des clients à l’accueil. Ce sont donc eux qui saisiront leurs infos, vous permettant ainsi de gagner beaucoup de temps de saisie, très utile pour réduire le temps d’attente de vos clients.